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Assemblea condominiale in videoconferenza


Assemblea condominiale in videoconferenza

Il successo delle assemblee in videoconferenza si deve per gran parte alla pandemia Covid-19 che ci ha colpiti nel 2020, anche se una volta affondate le radici nella società la comunicazione a distanza è diventata ormai una prassi.

Anche per quanto riguarda il condominio c’è stata una forte rivoluzione poiché la legge n. 126 del 2020 ha reso possibile organizzare le assemblee condominiali a distanza.

Si tratta senza dubbio di una modalità molto più pratica che permette a tutti i condomini di partecipare alle riunioni anche se ci si trova distanti, ad esempio perché si è in vacanza o più di frequente perché ci si trova ancora in ufficio. Si pensi, infatti, alla possibilità di chiedere un’ora di permesso a lavoro per partecipare all’assemblea condominiale.

Ci sono però delle regole specifiche da rispettare affinché la “tele-assemblea” sia valida e cioè: convocazione, numero minimo di partecipanti per assumere decisioni, intervento per delega ecc.

Come si svolge l’assemblea a distanza

Prima di tutto l’assemblea condominiale in video conferenza deve essere convocata e l’avviso di convocazione deve essere emesso almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione condominiale.

Nell’avviso di convocazione deve poi essere indicato in maniera analitica e precisa l’ora, il giorno, e la modalità dello svolgimento a distanza, oltre al link cui accedere per collegarsi e partecipare.

Il giorno dell’assemblea, quindi, ciascun condomino che intenda partecipare dovrà accedere e collegarsi tramite il link indicato, sarà poi valutata la regolare costituzione dell’assemblea, in base al numero dei partecipanti, ovvero il cosiddetto “Quorum costitutivo”, e si procederà alla discussione dei punti all’ordine del giorno, proprio come avviene nelle assemblee svoltesi con la partecipazione dal vivo.

Dopo aver discusso degli argomenti e dopo aver adottato le relative decisioni bisognerà semplicemente scollegarsi.

È inoltre possibile che la partecipazione all’assemblea sia mista, cioè una parte dei condomini è presente di persona e una parte è collegata in audio/video conferenza.

Avvocato: serve il consenso dei condomini?

Secondo quanto disposto dalla normativa, legge n. 126 del 2020, l’assemblea condominiale a distanza può svolgersi solo ove vi sia il consenso della maggioranza dei condomini.

È bene specificare che tale maggioranza va calcolata numericamente, cioè per teste, e non in base alle quote millesimali possedute da ciascun comproprietario.

Naturalmente, accertare che la maggioranza sia stata correttamente calcolata è compito del Presidente dell’assemblea che al 90% dei casi è l’amministratore di condominio.

Il condomino può partecipare per delega?

In linea di massima è consentita la partecipazione mediante delega, tuttavia ci sono dei limiti da rispettare.

Nei condomini con più di 20 persone ogni delegato non può accumulare più di un quinto della rappresentanza dei condomini e del valore delle quote millesimali da essi possedute.

Inoltre, non può mai essere conferita delega all’amministratore del condominio, ma è possibile conferire delega per l’intervento anche ad una persona estranea al condominio e che però abbia consapevolezza di quali siano gli argomenti da trattare, come ad esempio la delega al proprio avvocato, al proprio commercialista ecc.

Verbale di assemblea condominiale: come si fa a distanza

Il verbale dell’assemblea condominiale svoltasi a distanza è redatto dal segretario, secondo le indicazioni fornitegli dal presidente e se essi non si trovano nello stesso luogo, il segretario dovrà firmare il verbale e poi inviarlo tramite email al Presidente che a sua volta provvederà ad apporre la sua firma, dopo averlo letto con attenzione.

Il verbale deve necessariamente contenere:

- il numero dei partecipanti;

- l’ordine del giorno;

- una sintesi della discussione sugli argomenti della riunione;

- l’indicazione analitica della modalità di votazione e dei risultati ottenuti;

- l’adozione delle nuove delibere e quindi delle nuove decisioni condominiali.

Assemblea in videoconferenza: doveri dell’amministratore di condominio

Curare il corretto svolgimento dell’assemblea condominiale, anche in relazione all’utilizzo degli strumenti di telecomunicazione è compito dell’amministratore di condominio, il quale ha anche il dovere di verificare il numero dei partecipanti, annotando le presenze e le assenze, oltre alle eventuali deleghe.

La parte essenziale dell’assemblea è certamente la votazione, perché implica l’adozione di decisioni a seguito di un’adeguata discussione sui punti all’ordine del giorno e anche qui l’amministratore deve garantire uno svolgimento lineare della riunione.

Avvocato: cosa succede se un condomino non riceve convocazione?

Ai fini della validità dell’assemblea condominiale, l’avviso di convocazione deve necessariamente essere spedito, mediante email, Pec, raccomandata A/R e con qualunque altro metodo idoneo a garantire la conoscenza della riunione, a tutti i condomini.

Si tratta di una regola inderogabile, infatti se un comproprietario non viene avvisato dell’assemblea e questa si svolge ugualmente, con conseguente adozione di decisioni valevoli per tutto il condominio, la persona rimasta esclusa non per sua colpa ha il diritto di chiedere l’annullamento delle delibere adottate impugnando l’assemblea di riferimento.

In questi casi, considerate le frequenti liti condominiali, ma soprattutto considerata l’importanza degli interessi coinvolti è bene giocare d’anticipo e cercare al più presto un buon avvocato specializzato in controversie del genere e che magari sia anche un avvocato economico, almeno per alleggerire le spese legali da sostenere.

In tal modo è possibile ottenere una consulenza legale ad hoc, specifica per il proprio caso e valutare insieme al consulente la strategia più efficace per tutelare le proprie ragioni.

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